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7 choses à mettre en place pour bien s’organiser dans son travail

femme devant son ordianteur s'organiser dans son travail
S'organiser dans son travail : 7 méthodes qui vont booster votre productivité

La rentrée de septembre, c’est un peu comme la nouvelle année : l’occasion de prendre de bonnes résolutions comme celle de bien organiser son travail ! Stop à la procrastination !

Cette année, vous allez devenir un freelance efficace et votre productivité va s’envoler ! Vous évoluerez tout en équilibre entre vie pro et vie perso, tel un agile funambule expérimenté et sûr de lui !

Pour vous aider à mieux gérer votre temps, on vous livre 7 techniques à mettre en place dès votre rentrée. Votre agenda lui-même ne va pas vous reconnaître ! Allez hop ! Suivez le guide, on s’organise !

 

Pourquoi s’organiser dans son travail

On pourrait penser qu’un freelance n’a pas besoin de planifier sa semaine, puisqu’il travaille d’où il veut quand il veut. Son temps paraît élastique, sans hiérarchie ni horaires rigides. Pourtant, la vie pro a vite fait d’empiéter sur la vie perso et réciproquement. Il n’y a pas de rupture après une journée de travail, pas de sas de décompression… passer du lit au bureau et du bureau au frigo se fait en un battement de cils d’où la nécessaire planification.

Vous devrez donc mettre en place des routines et des dates butoirs pour :

  • Alléger votre charge mentale : rien de pire que de ruminer les H2 des textes à rédiger sans mettre vos projets à exécution !
  • Abaisser votre niveau de stress : plus la deadline approche, plus l’inquiétude grandit face au projet en cours. Savourer 1 ou 2 jours d’avance, je vous assure, c’est jouissif !
  • Améliorer la qualité de votre travail : anticiper sur la deadline, c’est prendre le temps d’approfondir, relire, corriger, assurer des finitions soignées.
  • Laisser de la place aux imprévus et aux activités surprises : une panne de box internet ? Le chat à emmener chez le vétérinaire ? La belle-mère qui arrive à l’improviste ou un nouveau client qui débarque comme un chien dans un jeu de quilles ? Parfois, c’est un éléphant dans un magasin de porcelaine, ça arrive aussi...  Aucun problème ! Vous êtes désormais OR-GA-NI-SÉ et savez donc faire face à l’urgence !

Comment s’organiser dans son travail

La question du gain de productivité et de l’efficacité dans son emploi est le nerf de la guerre. Voici quelques conseils à mettre en pratique.

 

Imitez un président américain : la matrice d’Eisenhower et la hiérarchisation des tâches

La matrice d’Eisenhower vous permet de gagner un temps précieux et de ne pas vous éparpiller. Ce président américain, connu pour son organisation, divisait les tâches en 4 catégories, appelées quadrants, basées sur l’urgence et l’importance :

  • Urgentes et importantes : à exécuter le plus tôt possible ;
  • Importantes non urgentes : à reporter ;
  • Urgentes non importantes : à déléguer rapidement ;
  • Ni importantes ni urgentes : à ignorer.

À vous de déterminer, dans votre vie pro comme perso, dans lequel de ces 4 quadrants vous placez vos tâches et projets pour les hiérarchiser. Ainsi, vous gèrerez mieux vos priorités. Vous ne vous consacrerez d’abord qu’au premier quadrant.

 

Appliquez la méthode Pomodoro et boostez votre concentration

Pomodoro, tomate en italien, vient du minuteur en forme de tomate utilisé par Francesco Cirillo, étudiant des années 80 et inventeur de la méthode. J’ai testé avec mon minuteur chat, ça marche aussi 😉

 

Vous le tournez sur 25 minutes pile et vous rassemblez toute votre attention sur votre travail durant ce court laps de temps. C’est fou comme on peut gagner en rapidité ! Ensuite, 10 mn de pause maximum et vous y retournez ! Audrey vous en parlera plus longuement.

 

L’effet récompense des 25 mn atteintes facilement est un vrai booster de motivation ! On ne se base plus sur les objectifs du projet, parfois complexes, mais sur une seule action : travailler 25 minutes d’affilée.

 

Et si vous divisez vos tâches complexes en sous-tâches simples, votre progression en est encore facilitée.

 

Ajoutez Pareto et Parkinson dans la gestion de votre planning

La célèbre loi de Pareto se combine parfaitement à la méthode Pomodoro.

 

Elle consiste à se consacrer aux 20 % des tâches et des clients qui représentent 80 % de votre activité, ainsi vous boostez votre chiffre d’affaires sans vous éparpiller dans des projets moins intéressants et stimulants !

 

Quant à Parkinson, rien à voir avec la maladie. Cet historien britannique constatait que le temps s’étirait sans fin. Si vous planifiez une demi-journée pour rédiger un texte, celui-ci vous prendra une demi-journée, mais si vous vous fixez 3 jours, ce même texte occupera vos 3 jours. Pour être efficace, vous devez donc prédéfinir les délais, et ce, de façon réaliste.

 

De même, pour les réunions visio ou téléphoniques, fixez une durée au préalable et évitez ainsi d’entrer dans une faille temporelle qui vous fera dire en raccrochant : « déjà 18 heures, mais je n’ai presque rien fait ! ».

 

Dans votre agenda, pensez à la méthode SMART

Utilisée dans la gestion de projet, cette méthode a été inventée en 1945 par Peter F. Drucker, premier consultant en management. Elle est applicable à vos missions, mais aussi dans la planification de votre semaine et tout le long de votre agenda.

 

S.M.A.R.T., c’est un acronyme qui signifie :

  • Spécifique : plutôt que d’écrire « commencer le texte sur l’équitation », par exemple, précisez « 25 minutes de recherches basées sur les mots-clés cavalier et cheval ». Soyez précis et clair.
  • Mesurable : vous devez quantifier le travail. Plutôt que de prévoir de « rédiger 2 H2 », notez « 2 H2 de X mots en Y heures ». Pour le calcul de CA, utilisez des métrics pour obtenir une évaluation chiffrée et percutante.
  • Atteignable : fixez-vous des objectifs réalistes pour éviter le découragement.
  • Relevant (terme anglo-saxon qui signifie pertinent) : ne foncez pas bille en tête, vérifiez en amont que votre objectif mérite votre dépense en énergie, en ressources, en temps.
  • Temporellement défini : là, on rejoint la loi de Parkinson et sa notion de temps qui s’étire.

Téléchargez quelques outils de productivité

Il en existe foison ! Certaines applications ont pour fonction de vous aider à rester focus. Goodtime, par exemple, est un minuteur (si vous ne disposez pas de la fameuse tomate) ou Focus To Do, qui propose un minuteur et une gestion des tâches.

 

D’autres outils ont un impact environnemental, comme Forest : lorsque vous conservez votre concentration, vous semez une graine d’arbre et celui-ci pousse. Dès que vous quittez votre travail et l’application, l’arbre meurt. Si vous menez votre action forestière à son terme, juste en travaillant sans vous éparpiller, Forest plante de réels arbres en vrai de vrai ! Les utilisateurs ont déjà planté 1 000 000 d’arbres et l’application a reçu moult récompenses. Vous travaillez pour votre entreprise et faites une bonne action !

 

Vous avez aussi les outils qui vous éloignent des activités superflues ou consommatrices de temps :

  • Focusbook est une extension bien pratique pour Chrome et vous permet d’oublier Facebook quelque temps.
  • Forcedraft bloque tout ce qui est autre que votre tâche.
  • Bashful bloque carrément le smartphone pendant une période déterminée (il y a moyen de le débloquer, mais je ne vous le donnerai pas !).

Et je le gardais pour la fin, le pire outil : The most dangerous writing app, qui fait disparaître tout votre contenu si vous arrêtez d’écrire pendant un temps prédéfini !

 

Pour tout ce qui est travail en équipe et concerne la gestion de projet, nos préférences vont vers :

  • Trello : mise en place de tableaux et d’étiquettes pour rassembler et organiser les tâches. On l’utilise avec Audrey !
  • Asana : outil de gestion de travail en équipe qui intègre Slack, Zoom, Outlook…
  • Google task : pratique pour un travail dans l’environnement Google.
  • Notion : c’est un outil qui gère et rassemble tout le nécessaire. Il évite dispersion et fouillis dans les données. Il mériterait un article à lui tout seul tant il cumule intelligemment les fonctions : notes, écriture, gestion de projet, wikis, transfert de fichiers, base de données, CMS, communication asynchrone…

 

Adoptez la méthode japonaise des 5 S

Selon Takashi Osada, dirigeant et auteur japonais qui a publié ses conseils, vous avez 5 points à travailler pour gagner en efficacité, que vous soyez seul ou en équipe.

Les mots d’origine sont japonais :

1.     Seiri : éliminez tous les objets inutiles dont la présence ne fait que vous disperser (ça rappelle un peu la méthode Marie Kondo… mais les objets sont conservés pour leur utilité, non pour la joie qu’ils procurent).

2.     Selton : rangez les objets. Ainsi, vous évitez de perdre du temps à les chercher et optimisez leur préhension, notamment quand ils servent souvent ;

3.     Seiso : nettoyez, ce qui permet de suivre, entretenir et éviter les pannes surprises ;

4.     Seiketsu : standardisez les règles afin de rendre l’ordre et la propreté quotidiens ;

5.     Shitsuke : respectez, c’est-à-dire transformez les 4 autres S en habitudes, en routines.

 

Ces techniques rendraient les collaborateurs plus efficaces dans l’organisation de leur travail. Il est aussi applicable aux freelances.  À vous de tester et de vérifier si votre planning gagne en légèreté !

 

Observez votre fonctionnement

Il y a des professionnels plus efficaces le matin, d’autres l’après-midi ou le soir. Certains ont besoin d’une longue pause à midi, d’autres pas. Même l’évolution de la semaine varie selon le rédacteur ou la rédactrice.

 

Observez quand vous êtes le plus productif, prenez des notes, cela vous aidera à en apprendre davantage sur votre façon de travailler. Vous pourrez ensuite optimiser votre temps en fonction de votre énergie.

 

Placez vos réunions à des moments stratégiques, compatibles non seulement avec votre agenda, mais aussi avec votre disponibilité d’esprit vis-à-vis de la relation client.

 

Enfin, lorsque vous appliquez des conseils, assurez-vous qu’ils soient efficaces POUR VOUS. En prenant des notes, vous avez une information factuelle qui vous permet de déterminer quelles techniques et quels outils sont les meilleurs pour vous.

 

Enfin, s’il fallait résumer en quelques mots :

  • Au quotidien :  réduire les tâches quotidiennes (idéalement entre 3 et 6) pour se consacrer aux plus importantes, limiter les réunions longues et inutiles, fixer des durées chiffrées, faire de vraies pauses.
  • Sur la semaine et sur le mois : fixer des délais précis et réalistes, hiérarchiser les missions, tenir compte de son propre fonctionnement.
  • Dans tous les cas, diviser les tâches complexes en tâches simples, se faire aider d’outils dont la fonction est justement de vous fournir un booster de concentration et un barrage à la procrastination.

 

 

Emma Ménébrode - Rédactrice et correctrice


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